Workpoint menu
Anmod om demo Se videoen

Tilmeld WorkPoint demo

Tilmeld demo
Nyhedsbrev

WorkPoint A/S har brug for de kontaktoplysninger, du giver os, for at kontakte dig om vores produkter og tjenester. Du kan til enhver tid afmelde dig fra disse meddelelser. For information om, hvordan du afmelder dig, samt vores fortrolighedspraksis og forpligtelse til at beskytte dit privatliv, bedes du læse vores fortrolighedspolitik.

Minimer risikoen for udvikling

WorkPoint 365 gør det hurtigt og nemt ved at opbygge modulopløsninger – uden udvikling eller kodning.

Fremtidssikker forretningsløsning

WorkPoint 365 strukturerer data via SharePoint og broer til Microsoft 365 – Som et resultat modtager du en sømløs og fremtidssikker cloud-løsning.

Høj grad af regeringsførelse

Sammen med den automatiserede klassificering og arv af data sikres tilsyn og kontrol, hvilket gør det muligt at skalere WorkPoint 365 til en virksomhedsløsning.

Intelligent arkivering og journalisering af mails

WorkPoint gør det hurtigt og nemt at arkivere og journalisere mails. Ved at integrere et træk og slip-funktionalitet kombineret med et intuitivt søgeværktøj sparer dette brugere i mange timers systemering af deres mails.

30. juli 2020

Danske Fragtmænd & WorkPoint 365

Danske Fragtmænd optimerer med en moderne HR-platform i samarbejde med WorkPoint og Delegate

I samarbejde med WorkPoint og Delegate har Danske Fragtmænd implementeret en HR-administrationsløsning. Som har til formål at give et overblik over HR-processer for deres medarbejdere i afdelingen. Som følge heraf skiftede Danske Fragtmænd fra meget tunge processer i SharePoint – til at introducere et system, der hjalp med at systematisere HR administrative opgaver, dokumenter og kontrakter i et sikkert, hurtigt og moderne format direkte – fra Microsoft 365.

Udviklende rettighedsstruktur på SharePoint

Med mere end 100 års erfaring og 1200 medarbejdere har Danske Fragtmænd etableret sig som Danmarks største og førende fragtskib med over 40.000 erhvervskunder. En organisation af sådan en størrelse kræver et avanceret HR-system, der kan håndtere et større antal medarbejdere over hele landet.

I HR-afdelingen hos Danske Fragtmænd var der sket et personaleskifte, opgaver og ansvar. Det tidligere HR-system i SharePoint var stærkt præget af en meget udviklende rettighedsstruktur. Ifølge HR-teamlederen Anette Munk Thuesen var denne struktur på SharePoint ikke optimal i forhold til de kommende HR-krav.

“Det største problem var strukturen i vores SharePoint-løsning. Det tog frygtelig lang tid at finde de rigtige dokumenter om medarbejderspørgsmål. Desværre indså vi ofte, at det forårsagede en modvilje mod at bruge platformen på grund af tidsspild. Hvilket ofte resulterede i, at dokumentationen blev gemt på lokale drev i stedet for at lagre dem i overensstemmelse med de seneste krav til dokumentation og data”.

Derudover stod Danske Fragtmænd også over for en digital transformationsproces. De skulle sikre, at medarbejderne ikke fysisk opbevarede fortrolige dokumenter de forskellige steder rundt om i landet. Det ville ikke kun skabe problemer i forhold til GDPR, men også på tværs af organisationen.

“Da persondataforordningen trådte i kraft, blev der lagt vægt på at få etableret processer til at gemme dokumenter i SharePoint på den rigtige måde. Men hvis vi skulle sende folk et budskab om, at de skulle arkivere dokumentation ordentligt i systemet, måtte vi også præsentere dem for en nemmere løsning.”

Behov kendetegner udviklingen inden for HR-ledelse

Hovedkriterierne for etablering af en ny succesfuld HR-platform for Danske Fragtmænd var baseret på, at det ville være hurtigere og mere effektivt at arbejde i SharePoint, samt give nem adgang til relevante dokumenter for HR-medarbejdere.

Dette kendetegner i høj grad en udvikling, der kan anerkendes af både WorkPoint og Delegate. For Delegates løsningsleverandør Jesper Kjærsgaard fungerer vidensdeling som et væsentligt element for en moderne arbejdsplads. Det udfordrer den traditionelle forståelse af, hvordan man effektivt arbejder med HR-ledelse.

“For HR-afdelinger handler det især om at automatisere deres interne processer til daglige rutineopgaver. I samarbejde med WorkPoint fokuserer vi på en løsning, der samler alle igangværende HR-opgaver i et komplet overblik. I dialog med slutbrugeren fokuserer vi på at forenkle arbejdsgangen for løbende at opdatere kompetencer, kurser, certifikater og rekrutteringsdokumenter på individuelle medarbejdersager “

I forhold til Danske Fragtmænd fremhæver Jesper Kjærsgaard også WorkPoint som en optimal partner:

“Fra et teknisk synspunkt har SharePoint enestående muligheder. Men det kan også være lidt af et rod på samme tid. For Danske Fragtmænds tilfælde var der behov for at optimere en eksisterende HR-dokumentplatform. Og med WorkPoints foruddefinerede forretningsmoduler var vi i stand til hurtigt at levere en komplet løsning. De har forenklet og struktureret den måde, de gemmer og henter medarbejderdokumenter på. Nu, alle data og dokumentation vedrørende. en medarbejder er samlet på ét sted “.

Microsoft 365-integration gør en væsentlig forskel i hverdagen

Derfor har Danske Fragtmænd etableret en stærk HR-dokumentplatform, der formår at tilbyde medarbejderne en enklere hverdag. Dette skyldes især Microsoft 365 integration. WorkPoint Express er et intelligent plugin til Microsoft 365, der giver mulighed for at arbejde i SharePoint fra Office-programmer som Outlook, Word, Excel og meget mere. Dette plugin har især imponeret over sine avancerede søgemuligheder.

“Den største fordel ved at gennemføre WorkPoint var dens Microsoft plugin. Microsoft-plugin’et gør dokumentsøgningen hurtigere end at vende rundt og tage en mappe. Det er muligt at bringe SharePoint til medarbejderne, så de ikke behøver at spilde tid ressourcer på udkig efter specifikke oplysninger eller dokumentation om medarbejderspørgsmål – Det har gjort en betydelig forskel for vores medarbejdere. “

Selvom WorkPoint Express har skabt den mest entusiasme blandt medarbejderne. Det er klart det mest udbredte element, andre centrale elementer er også blevet gennemført, der har formået at løfte den overordnede kvalitet af dokumenter og kontrakter i HR-afdelingen.

“Skabelonbiblioteket er et brugervenligt værktøj, der giver os mulighed for at standardisere udførelsen af dokumenter, ansættelseskontrakter og meget mere. Skabeloner giver medarbejderne faste retningslinjer, hvilket gør processen nemmere. Samt at øge kvaliteten på tværs af afdelingen, som vi helt klart har bemærket. “

Fremtidige planer med adgangskontrol og arbejdsgange

I øjeblikket er HR-løsningen udelukkende implementeret af brugere i HR-afdelingen og lønadministration. Men hos Danske Fragtmænd overvejes fremtidige planer om at se WorkPoints HR-løsning som et tværorganisatoriske ledelsesværktøj. Dette vil hjælpe teamledere og afdelingsledere med at finde oplysninger, dokumenter eller lignende tilknyttet en bestemt medarbejder i deres afdeling.

“Indtil videre har vi brugt WorkPoint mest på et administrativt niveau. I fremtiden ønsker vi at anvende det mere på ledelsesniveau. Med WorkPoints Access Management arbejdes der i øjeblikket på at strukturere en platform med forskellige typer indholdsvisninger. Det betyder, at afdelingsledere vil have adgang til den samme type medarbejderindhold i deres afdeling, som en HR-medarbejder har fuld adgang til”, siger Anette Munk Thuesen.

Derudover fremhæver hun også et kommende projekt, der skal få optimerede arbejdsgange, der letter onboarding-processer samt daglige opgaver relateret til løn, sygdom og barselsorlov. Danske Fragtmænd indsamler internt alle oplysninger og alle opgaver i medarbejdersager til de relevante medarbejdere på tværs af organisationen og ikke kun i HR-afdelingen.

Delegeret har i forbindelse med dette afholdt et seminar med fokus på optimering af HR-processer.

Tilmeld dig en WorkPoint-demo i HR Management-løsningen på følgende websted.

Delegate er partner for Danske Fragtmænd. Læs mere om Delegate her.